Operador Único de Viajes y Eventos

Overview

Estamos lanzando la agencia in‑house de Viajes y Eventos para centralizar y profesionalizar todos los desplazamientos y producciones corporativas. Iniciamos la operación con una persona operadora única y disponibilidad inmediata, responsable de poner en marcha los procesos, SLAs y KPIs, negociar con aerolíneas, hoteles, venues y proveedores, y asegurar la ejecución 24/7 durante los eventos. La misión es elevar la experiencia del usuario, maximizar el ahorro y garantizar seguridad y cumplimiento. Es una oportunidad de construir desde cero un programa con alta autonomía, visibilidad ejecutiva y métricas claras de impacto.

Misión del puesto : Ejecutar, de principio a fin, los viajes corporativos y eventos, garantizando seguridad, calidad, ahorro y cumplimiento de política, actuando como punto único 24/7 durante la ejecución de los viajes o eventos, asegurando una experiencia consistente para los usuarios participantes.

Responsabilidades

• Gestión integral de solicitudes de viajes y eventos: recepción, priorización P1/P2/P3, cotización (2-3 opciones comparables), aprobaciones y confirmaciones
• Reservas y emisión: coordinación con Travel Management Company (TMC), host/consolidador (y/o GDS si aplica), registro de PNR, políticas de cambio, entrega de itinerarios y vouchers
• Sourcing y coordinación de proveedores: hoteles (LRA/NRA), venues, AV (sonido, video, iluminación, producción técnica), catering, transporte, DMC; negociación de condiciones, amenities y SLAs 24/7
• Operación de eventos (MICE): minuta T‑1 semana, checklist de montaje, coordinación on‑site, control de tiempos y bitácora de incidencias
• Cambios y emergencias: asegurar primero, optimizar después; comunicación con viajero/organizador y HQ; resolución en ventana comprometida
• Cierre y administración: conciliación de facturas, control de créditos aéreos, no‑shows y cargos; archivo digital por proyecto
• Reporting y mejora continua: tableros por evento o viaje con KPIs y SLAs, análisis de ahorro vs. tarifa pública y propuestas de optimización
• Cumplimiento: política de viajes/eventos, tratamiento de datos personales, seguridad y requisitos internos de compras/finanzas

Indicadores de desempeño (KPIs & metas)

• FRT (First Response Time): ≤15 min laboral / ≤30 min fuera de horario
• TTR (Time to Resolution): P1 ≤24-48 h; P2 2-7 días; P3 >7 días
• Ahorro promedio: TBD% vs. tarifa pública (vuelos + hoteles)
• Uso de proveedores preferentes: ≥80% de noches/vuelos
• Cumplimiento de política: ≥85% de transacciones
• NPS Net Promoter Score: ≥60
• Incidencias críticas resueltas durante evento: ≥95%
• Reuso de créditos aéreos: ≥80% antes de vencimiento
• Exactitud de facturación/conciliación: ≥98%
• Documentación de eventos: 100% con minuta T‑1 y post‑mortem ≤72 h

Requisitos

Ubicación: Preferencia por radicar en el centro del continente americano o con máximo dos horas de diferencia con GMT-6.

Disponibilidad: Inmediata; horarios extendidos durante eventos y viajes.

Idiomas: Español e inglés fluido.

Viajes: Disponibilidad para viajar; pasaporte y visas vigentes.

Indispensables

• 4+ años operando viajes corporativos y/o eventos (MICE)
• Español e inglés fluido; comunicación escrita impecable
• Disponibilidad inmediata y sin restricciones de horario en días de evento
• Pasaporte y visas vigentes; disponibilidad para viajar
• Experiencia coordinando TMC/host/consolidador y negociando con hoteles/venues/AV/transporte
• Dominio de herramientas de productividad (Google/Microsoft), gestor de tickets/tareas y WhatsApp Business
• Rigurosidad administrativa: cotizaciones comparativas, conciliación, control de créditos/no‑shows
• Conocimiento práctico de políticas de viajes, duty of care y protección de datos personales
• Alta organización, comunicación clara y resolución de problemas; disponibilidad extendida en días de evento

Deseables

• Manejo de GDS (Amadeus/Sabre) y OBT; nociones de IATA/ARC
• Métricas y tableros en Sheets/Data Studio/BI
• Producción de eventos híbridos/streaming y coordinación de AV
• Criterios ESG aplicados a viajes/eventos (p. ej., proveedores sostenibles)

Competencias

• Organización y priorización
• Resolución de problemas bajo presión y toma de decisiones
• Orientación al cliente y comunicación clara
• Negociación y gestión de proveedores
• Disciplina operativa y foco en datos/KPIs

Datos de empleo

• Senioridad: Director
• Tipo de empleo: Tiempo completo
• Función: Atención al cliente
• Industria: Servicios de IT

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