Asistente de Operaciones y Producción de Eventos

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Kristopher Renee es una empresa de planificación, diseño y producción de eventos de lujo especializada en bodas, celebraciones, experiencias inmersivas, diseño floral, decoración con globos, alquiler de eventos, diseño de mesas, eventos corporativos e instalaciones personalizadas.

Beneficios

• 401(k)
• Coincidencia 401(k)
• Salario competitivo
• Descuentos para empleados
• Uniformes gratuitos
• Oportunidad de ascenso
• Tiempo libre remunerado

Resumen del puesto

Los Asistentes de Operaciones y Producción de Eventos apoyan la funcionalidad general de la empresa tanto en la oficina como en las instalaciones durante los eventos. Las responsabilidades incluyen ayudar en las operaciones de oficina, organización de inventario, preparación de eventos, coordinación de proveedores, producción de decoración, preparación de flores y globos, instalación, montaje y desmontaje de eventos, soporte en la experiencia del cliente y mantenimiento de los estándares de la empresa en todas las etapas de la ejecución.

Este puesto requiere flexibilidad, profesionalidad, atención al detalle, resistencia física, sólidas habilidades comunicativas y la capacidad de trabajar de forma colaborativa en entornos de ritmo acelerado.

Responsabilidades de Operaciones Diarias

• Abrir y preparar la oficina, el estudio o el espacio de trabajo para las operaciones diarias
• Mantener un entorno de oficina limpio, organizado y profesional
• Limpieza y organización de áreas de producción, estaciones de preparación, almacenes y talleres
• Organizar inventario, incluyendo ropa de cama, cargadores, velas, jarrones, flores, suministros para globos, señalización, alquileres, artículos para decoraciones, inventario de decoración y materiales para eventos
• Asistencia con el recuento de inventarios, etiquetado, reposición y seguimiento de inventarios
• Limpieza y mantenimiento de objetos decorativos, candelabros, jarrones, recipientes, estanterías y materiales para eventos
• Organizar unidades de almacenamiento, estanterías de inventario, paredes decorativas, suministros florales e inventario de alquiler
• Preparar cajas de decoración, materiales para eventos, artículos de alquiler y listas de equipaje para próximos eventos
• Asistencia en la preparación de carga y organización del vehículo antes de los eventos
• Ayudar con tareas de oficina como imprimir, montar materiales, preparar la señalización, rellenar bolsas de recuerdos, organizar los materiales de los clientes y montar los artículos de bienvenida
• Apoyo a la preparación de maquetas y puesta en escena de diseño para reuniones con clientes o creación de contenido
• Asistencia en el procesamiento floral, preparación floral, preparación de vegetación, preparación de velas y preparación de globos
• Inflar globos y ayudar con la guarnición básica de globos o la preparación de la instalación
• Investigar lugares, vendedores, alquileres, suministros para eventos y recursos para eventos
• Llamar o enviar correos electrónicos a proveedores para confirmar precios, disponibilidad, calendarios de entrega, requisitos de configuración y logística
• Asistencia en la preparación de la visita al lugar y la planificación logística del evento
• Apoyo a tareas administrativas, incluyendo devolver llamadas, responder consultas, organizar papeleo y confirmar citas
• Asistencia en el mantenimiento de listas de verificación operativas, notas de eventos, sistemas de inventario y calendarios de producción
• Realizar recados relacionados con el negocio, incluyendo recogidas de suministros, salidas de inventario, recogidas en mercados florales o recogidas de proveedores cuando se les asigna
• Mantener el profesionalismo y la confidencialidad mientras se apoya las operaciones diarias del negocio

Responsabilidades previas al evento

• Carga y descarga del inventario del evento, alquileres, decoración, materiales florales, suministros para globos, señalización y equipos de producción
• Revisar planos, plazos, instrucciones de montaje, notas de instalación y diseños
• Montar mesas, sábanas, sillas, muebles de salón, drapeados, señalización y decoración de eventos
• Instalación de decoraciones de mesa, incluyendo cargadores, cristalería, cubiertos, servilletas, menús, velas y elementos decorativos
• Asistencia con la instalación floral, colocación de centros de mesa, instalaciones de vegetación y decoración de ceremonias
• Asistencia en la instalación de globos, incluyendo guirnaldas, columnas, arcos y exposiciones especializadas
• Decorar mesas de postres, mesas de bienvenida, bares, salones, expositores de recuerdos y áreas especiales para eventos
• Montaje de fondos, zonas fotográficas, exposiciones de señalización e instalaciones personalizadas
• Asistencia en la ejecución de maquetas y ajustes de estilo según las indicaciones de la dirección
• Apoyar la llegada de proveedores y dirigirlos a áreas designadas para montar
• Asistencia en la transición de producción de eventos y preparación de cronogramas
• Garantizar que la organización del evento cumpla con los estándares de calidad de la empresa y las expectativas de diseño
• Mantenimiento de la organización de herramientas, empaquetados decorativos, materiales de montaje y suministros de instalación durante todo el montaje
• Identificar y comunicar de inmediato cualquier preocupación sobre la instalación, daños, escasez o restricciones del lugar
• Apoyo a la preparación final del recorrido antes de la llegada de los invitados

Responsabilidades de gestión de eventos (durante eventos)

• Mantener la limpieza, la organización y el profesionalismo durante todo el evento
• Supervisar la decoración, los arreglos florales, las velas, los decorados de las mesas y las instalaciones para asegurar que se mantengan visualmente pulidos
• Ayudar con las transiciones de líneas temporales, incluyendo cambios de ceremonia, reinicios de recepciones, cambios en la configuración del entretenimiento y cambios de sala
• Apoyar la hospitalidad y dirigir adecuadamente cuando sea necesario
• Asistencia con la orientación de los asientos, estaciones de actividades, zonas de descanso o gestión del flujo de invitados
• Apoyo a la coordinación de proveedores y comunicación de actualizaciones operativas a la dirección
• Reponer materiales para el evento, velas, servilletas, señalización, detalles o suministros según sea necesario
• Asistencia en la gestión de experiencias interactivas, estaciones de comida, estaciones de bebidas o activaciones especializadas
• Monitorizar los artículos de alquiler y el inventario de la empresa durante todo el evento
• Apoyar al Coordinador o Organizador de Eventos con tareas operativas y logísticas según sea necesario
• Mantener una actitud tranquila, profesional y centrada en soluciones durante situaciones de ritmo acelerado o de alta presión
• Representar profesionalmente la marca Kristopher Renee al interactuar con invitados, proveedores, locales y clientes

Responsabilidades posteriores al evento

• Desglosar decoraciones de mesas, decoración, instalaciones florales, instalaciones de globos, señalización, velas y decoración especializada
• Empaquetar correctamente el inventario de alquiler, objetos frágiles, materiales decorativos y equipos de producción según los procedimientos de la empresa
• Organizar y separar el inventario de la empresa, los artículos del cliente, las devoluciones de alquiler y los materiales del proveedor
• Ayudar con el recuento de inventario para asegurar que todos los artículos de la empresa estén contabilizados
• Limpiar objetos decorativos, recipientes, velas, jarrones, herramientas y materiales de producción después de los eventos
• Retirar la basura y cumplir con las tareas de limpieza asignadas
• Asistencia con los requisitos de reinicio del recinto cuando sea aplicable
• Cargar vehículos de forma segura y eficiente para el transporte de regreso
• Devolver el inventario a las áreas de almacenamiento designadas de manera organizada
• Reportar inmediatamente objetos dañados, desaparecidos o rotos
• Apoyo a las responsabilidades de reinicio de oficina o almacenamiento posterior al evento cuando sea necesario
• Asistencia en la organización del material del evento para próximos eventos

Lo que valoramos

• Fiabilidad y puntualidad
• Profesionalidad y responsabilidad
• Comunicación sólida y trabajo en equipo
• Atención al detalle
• Adaptabilidad en entornos de ritmo acelerado
• Hospitalidad y servicio centrado en el cliente
• Disposición para contribuir donde sea necesario
• Creatividad y orgullo por producir trabajo de calidad
• Respeto hacia clientes, invitados, proveedores, locales y compañeros de equipo

Requisitos

• Disponibilidad para trabajar en días, noches, fines de semana y festivos según sea necesario
• Transporte fiable a diversos lugares de eventos en el norte de California
• Capacidad para levantar y cargar entre 40 y 50 libras con regularidad
• Capacidad para estar de pie, caminar, doblarse y moverse durante largos periodos
• Capacidad para seguir cuidadosamente plazos, instrucciones, diagramas de configuración y procedimientos operativos
• Cómodo trabajando tanto en interiores como en exteriores bajo condiciones meteorológicas variables
• Capacidad para trabajar de forma eficiente en entornos físicamente exigentes y de ritmo acelerado

Experiencia preferida

• Planificación o experiencia en la organización o coordinación de eventos
• Experiencia de hostelería, banquetes, restaurantes o atención al cliente
• Experiencia en instalaciones florales, globos, alquiler o decoración
• Experiencia en apoyo administrativo o de oficina
• Interés en la organización de eventos, la hostelería, el diseño o la producción creativa
• Experiencia trabajando en equipos colaborativos

¿Por qué unirse al equipo de Kristopher Renee?

Trabajar con Kristopher Renee proporciona experiencia práctica en producción, diseño, operaciones y hostelería de eventos de lujo, permitiendo que los miembros del equipo crezcan en un entorno creativo y profesional. Nuestro equipo contribuye a crear experiencias elevadas e inolvidables para los clientes, al tiempo que desarrolla valiosas habilidades en producción de eventos, operaciones, atención al cliente, ejecución de diseño y gestión empresarial. Si eres fiable, trabajador, creativo y estás entusiasmado por formar parte de la creación de experiencias excepcionales, nos encantaría saber de ti.